Aan de slag met het evaluatiegesprek

Het evaluatiegesprek, wat doen we daar nu mee? We merken dat verschillende organisaties hun jaarlijkse evaluatiecyclus willen vernieuwen. Ook zien we dat werkgevers een aantal aspecten van het evaluatiegegeven sterk in vraag stellen. Dat is ook niet zo vreemd. Kan het anders? En wat is daarvoor nodig? Maak het vooral zinvol. Zorg voor een goed gesprek eerder dan te focussen op een evaluatiegesprek. We geven hieronder enkele adviezen mee.

Korter & vaker evalueren

Traditionele evaluatiegesprekken worden 1 of 2 keer per jaar gehouden. In een omgeving en wereld die snel verandert, volstaat dat niet. Hoe vaker je bijpraat, hoe gemakkelijker je kan bijsturen, aanpassen of ingrijpen. Handelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Als je effectieve gesprekken wil voeren, dan moet je als bedrijf vooral vaker en korter praten. Meerdere korte gesprekken verdeeld over het jaar zijn bijvoorbeeld zinvoller dan één lang gesprek per jaar. Vaak wordt er ook gezegd dat medewerkers liever geen gesprekken zouden voeren, dat is niet zo zeer waar. We merken dat medewerkers vaak aangeven sterk behoefte te hebben met hun leidinggevenden over het werk te willen praten.

Gesprekkenadministratie: minder is meer

Één van de grote nadelen die we de voorbij jaren vaak gezien en gehoord hebben in verschillende organisaties: de administratieve rompslomp. Zowel het voorbereiden van gesprekken als de verslagen maken kosten heel wat tijd. Ons advies is om enkel vast te leggen wat je moet vast leggen. Dit doen bespaart tijd en geeft overzicht.

Feedback uit de sector

Maar hoe doen we het dan wel goed? Wij zaten met een aantal zaakvoerders en hr-partners rond de tafel. De discussie bracht een aantal aspecten mee, de moeite waard om over te denken. We geven ze hieronder graag mee:

1. Tweerichtingsverkeer

Wanneer we over voorwaarden voor een goed gesprek spreken, dan komen we meteen uit op tweerichtingsverkeer. Traditionele gesprekken gaan vaak aan de hand van vaste vragenlijsten. Soms is dat eerder omslachtig dan effectief. Zeker als de vragen van één kant komen.

Het werkt vaak beter als zowel leidinggevende als medewerker bepalen waarover ze gaan praten. Wanneer je als leidinggevende een deel van de regie bij de medewerker legt, ontstaat een gelijkwaardig gesprek. Een ander voordeel zit hem in de relevantie van de topics die jullie dan bespreken. Je praat enkel over de onderwerpen die er toe doen.

2. Gebruik een systeem dat voor jouw organisatie werkt

Houd daarbij rekening met de kern van de business en de cultuur van de organisatie. Niet elk bedrijf is gebaat bij een tweejaarlijkse evaluatieronde of gebruikt KPI’s. Zoek een systeem dat voor jouw organisatie werkt, alsook terminologie die past bij jouw bedrijf. Voelt het woord ‘evaluatie’ überhaupt wel als een fit voor jouw bedrijfscultuur?

3. Geef medewerkers een actieve rol in het evaluatiegebeuren

Geef medewerkers inspraak. Bespreek met hen waarop ze geëvalueerd willen worden, vraag hen waar ze graag het gesprek voeren. Het evaluatiegebeuren is ook voor medewerkers, niet tegen medewerkers. Dat vergeten we wel eens.

4. Laat verrassingen achterwege

Vermijd om over zaken te spreken die voor de medewerker uit de lucht komen vallen. Zorg voor frequente feedback, zodat er geen verrassingen zijn tijdens het gesprek. Hoe geef je negatieve feedback?

5. Bespreek niet enkel prestaties tijdens het evaluatiegesprek

Het evaluatiegesprek dient om de neergezette prestaties te bespreken en te evalueren. Maar het is meer dan dat. Maak ruimte om onder andere de motivatie, de drijfveren en de ontwikkeling van de medewerker bespreekbaar te maken.

In het kort

Evaluatie is niet meer wat het ooit was. Kies je voor evaluatie voor jouw bedrijf, ga dan voor een uitwerking op maat van jouw bedrijf. Maar wel eentje met een uniforme aanpak als gouden regel.