Thuiswerken: hoe pak ik het aan?

Eerst en vooral: thuiswerken is niet alleen een pluspunt voor de werknemer. Ook als werkgever is het interessant. De mogelijkheid tot thuiswerk is bijvoorbeeld een argument bij aanwerving, en het houdt mensen langer aan boord. Werknemers van nu willen dat hun werk-privébalans goed zit, en een dagje geen fileleed kan daar veel bij helpen. Als je daar als werkgever dus aan tegemoet komt, is dat een sterkte Thuiswerk blijkt werknemers ook vaak gemotiveerder, en dus productiever te maken. Elke onderneming vaart wel bij een gelukkige werknemer.

Nood aan een thuiswerk policy?

 

Structureel of occasioneel?

Voor je ook effectief thuiswerk toelaat, moet je je afvragen of je gaat voor het occasionele thuiswerk of structureel thuiswerk.

 

Occasioneel thuiswerk

De werknemer mag af en toe thuiswerken, in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte van een kind, erge file...). Die omstandigheden zijn liefst zo duidelijk mogelijk omschreven in een thuiswerk policy.

 

Structureel thuiswerk

Hierbij kom je overeen dat de werknemer op bepaalde dagen altijd thuiswerkt. De praktijk toont dat 1 à 2 dagen per week daarin ideaal is. Meer is niet aangewezen, omdat het kan zorgen dat de werknemer de voeling met het team en je bedrijf verliest.

Nood aan een thuiswerk policy?

 

Er zijn ook nadelen

Thuiswerk is geen wondermiddeltje. Hou er rekening mee dat het ook nadelen kan hebben. Zo is het moeilijker om werknemers betrokken te houden als ze vaak thuiswerken, kan het problemen geven voor de teamwerking, en is leidinggeven vanuit thuis niet altijd evident. Het beste is om die nadelen op voorhand met het team te bespreken, en tot afspraken te komen die dat probleem oplossen. Vragen die je je kan stellen:

• Hoe communiceren we op thuiswerkdagen?
• Wat kan, wat niet? Zijn er bepaalde uren waarop iedereen bereikbaar moet zijn bijvoorbeeld?
• Wat verwacht je van telefoon/mail: moeten die meteen beantwoord worden of is dat op een thuiswerkdag anders?
• Welke extra activiteiten installeer je om het teamgevoel toch te behouden? Extra meetings? Videomeetings op de thuiswerkdag? Meer teamevents?

 

Voorzie de middelen om aan thuiswerk te doen

Faciliteer thuiswerk door de werknemers de juiste tools aan te reiken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over chatprogramma’s als Slack of Teams om in contact te blijven met elkaar, maar ook hardware zoals een goede laptop bijvoorbeeld.

Ook belangrijk is dat je als werkgever het vertrouwen geeft aan je werknemers. Ga niet obsessief controleren, maar vertrouw erop dat het werk gedaan zal zijn. Dat vraagt een verandering in je mindset: in plaats van je te focussen op gepresteerde werkuren, zal je meer moeten kijken naar resultaat. Dat geeft jou en je werknemer meer ademruimte. Want zeg nu zelf, is het echt zo belangrijk of die presentatie werd afgewerkt binnen de kantooruren? Als je werknemer dat ’s avonds afwerkt als de kinderen in bed liggen, zal de presentatie niet minder goed zijn.

 

Home office

Het is goed om je thuiswerkers wat tips mee te geven om hun kantoordag thuis zo goed mogelijk aan te pakken. Niet iedereen kan even goed om met de vrijheid die thuiswerken biedt. Een paar tips die je kan meegeven:

• Zorg voor een aparte bureau of een afgebakende plek waar je kan werken.
• Let op de ergonomie. Voorzie een goede bureaustoel, liefst een apart scherm en goede verlichting
• Doe alsof het een normale werkdag is: niet in pyjama starten dus, maar gekleed alsof je naar kantoor gaat. Dat maakt dat je focust op werk en niet in weekendmodus gaat.
• Probeer volgens vaste uren te werken. Die kunnen natuurlijk afwijken van een werkdag op kantoor.
• Houd contact met je collega’s zodat je niet geïsoleerd raakt.
• Neem voldoende pauze. Werken zonder collega’s in de buurt is voor sommigen het sein dat ze een hele dag kunnen doorgaan zonder pauze. Dat is niet gezond.

Nood aan een thuiswerk policy?

 

Thuiswerk stap voor stap

Klaar om flexibel werken in te voeren in jouw bedrijf? Pak het dan rustig aan.

• Start met een beperkt aantal dagen thuiswerk. Op die manier kan je de voor en nadelen gaandeweg opmerken en bijsturen.
• Pols bij je werknemers hoe zij het zien. Hou er rekening mee dat er misschien mensen zijn die niet willen thuiswerken.
• Stel een thuiswerkpolicy op. Daarin beschrijf je bijvoorbeeld hoeveel dagen per week mag worden thuis gewerkt, wat je verwacht qua reactiesnelheid op mails, binnen welke uren werknemers bereikbaar moeten zijn...

 

In het kort

De mogelijkheid tot thuiswerken is stilaan de norm aan het worden. Werknemers worden er gelukkiger van, werkgevers varen er wel bij. Maar hoe pak je dat het best aan? Doe het alleszins stap voor stap, maak goede afspraken en waak erover dat de teamgeest behouden blijft.  Zo wordt thuiswerken een troef voor je bedrijf!